考える技術・書く技術 （入門）
仕事の文章って、何を考えて買えばいいだろうかと思っている人も少なくありません。かくいう私もその一人です。今回紹介する本は、ビジネス文書を書くことが苦手な人にとても参考になる本だと自負します。文章を書く前に、少し考えるだけで見違えるような文章になることは間違えありません。
文章を書くことが苦手な人に限って、いきなり文章を書こうとします。簡単な文章でよければそれでもいいですが、そのやり方では、上司や先輩には理解されません。どうすればよいのでしょうか。
下記の二点を意識して文章を書けば簡単です。
- 読み手の関心・疑問に向かって書く
- 関心・疑問に対する答え（A)を書く
まず一つ目の読み手の関心・疑問に向かって書くから説明します。
なぜ、読み手が大事なのかということですが、ビジネス文書を作成する際に大事なことは、誰に説明するのか、そしてだれを納得させるのか。会社という組織に属する以上、最終決定者の意見は絶対です。自分の意見を通すため、また自分の都合のいいように仕事をするためには、最終決定者に納得してもらう必要があります。そのためには、最終決定者＝読み手であるため、読み手の関心・疑問をとらえたうえで進めていきましょう。決して自分の書きたいことを書くわけではないのです。それは、ビジネス文書ではありません。
長くなりましたが要するに、読み手が誰なのかをはっきりと認識しておくことです。
そして、読み手を決定したらその人の関心や疑問を解決してあげることです。大事なことなので何度も言いますが、自分自身の関心や疑問を解決するのではなく、読み手の関心や疑問です。なぜなら最終決定者は読み手ですからね。
読み手の疑問が簡単にわかるツールを紹介します。
それは、OPQ分析というそうです。
O：Objective（望ましい状況）読み手が考えている達成すべき目標や改善後の姿
P：Problem（問題）すなわち現状とObjectiveとのｷﾞｬｯﾌﾟ
Q：Question（読み手の疑問）Pに直面した読み手が、その解決に向けて自然に抱
く疑問のこと
読み手の関心や疑問は、Qです。ここでQがわかったところで、あなたは答え（A)を書けばいいのです。
まとめてみると、まずは読み手が誰なのかを理解したうえで読み手の疑問をOPQ分析を用いて把握し、その答え（A)を文章に書けばいいのです。
