ラクして速いが一番すごい 一秒でも早く終わらせる 松本利明
あぁ、今日も残業だ。。と昨日と同じ繰り返しになっていませんか。
ただがむしゃらに仕事に取り組めばいいのではなりません。
表題にもあるように、ラクすることを意識しながら業務に取り組みましょう。
ラクするとは、力の「入れ所」と「抜き所」を押さえ、無駄な仕事を減らすこと。ちなみに、ラクするといっても手抜きしたり、適当にするということではないのであしからず。
具体的にはどうするのか。個人の作業スピードを上げたとしてもたかが知れています。じぶんの作業時間よりも、上司、関係部署とのやり取りの中で業務の量が決まってきます。
以下に、仕事を行う上でラクして速く終わらせるためのポイントを記します。
- 最終的な成果品の質と量を上司と部下の間で意思統一しておく
短い確認を何度も行う。その際には、一字一句、具体的に指示を仰ぐ。
何度も確認を行えば、仮にやり直しがあってもの被害を最小限にできるため。口癖は、「1つ確認ですが」とする。
「60点の出来」で提出する。ここで意識することは、いましている業務の方向性の確認とゴールの再共有ができれば完璧です。上司に確認依頼をする際は、下書き段階や案ということを伝えましょう。場合によっては、最低一回は突っ込まないと気が済まない人もいるので、あえて突っ込み個所を作っておくことも一つの作戦です。
「相手重要視することは何か？」と考える。仕事ではほとんど毎日上司と顔を合わせるので、上司は何を重要視しているのかを把握できていると非常に仕事がやりやすいです。しかし、人によって大事にしていることが千差万別であるため、本当に分からないときは、直接質問してもかまいません。 - 仕事を依頼するときは、「作業」より「作戦」を伝える
仕事を依頼するときに、作業内容だけの伝達でいい場合は、仕事内容の理解と達成方法が依頼者と同じレベル以上の場合だけです。すべての作業工程を事細かに伝えるのは現実的ではありません。部下を信じ仕事内容の目的や作戦を事前に伝えておくことで、自発的に解決策を考え解決してくれます。作業の依頼時には、目的や作戦も合わせて伝えることを意識しましょう。 - どんなに嫌な仕事でも、まず「わかりました」という
いきなり「No」というと、嫌われ出世ルートから外れてしまいます。そうならないためにも、断り方を勉強しましょう。最終的に断る場合でも、どうすれば依頼された仕事が早く進むかを考えると感謝されますよ。
以下に断るテクニックを書きます。
①まずは、分かりましたと言いましょう。しかし、「依頼内容は分かりまし た」と。
②次に締め切りの確認を行い、じぶんの状況を整理します。最初に相手を受け 入れながら自分の意見を主張する「YES・BUT法」を用いましょう。
③いつならできるかを回答する。「他の業務が立て込んでいるので、あさって には終わりそうですが、間に合いますか？」と。
④優先度の確認 上司からの場合は、断ることはできません。受ける流れを想 定し、優先度と分担を逆提案する。
他部署からの依頼時に断る場合、他の人を紹介する。名前だけを伝えるだけでは、たらいまわしにされたと思われます。相手につないであげるという人手も加えるだけで、心証が良くなります。 - 感謝をすることで、敵を作らず、信頼されること
「自分がやった」と言わず、「みんなでやった」「あなたのおかげで」と言うことで、自然と支持者が集まり人望が厚くなりますよ。理由としては、人には、「返報性の法則」があり、相手に貢献されたら、お返ししようという心理が働くからです。
それに加えて大事なことは、敵を作らず、この人についていきたいと周りから評価される人になることです。
特徴としては、
・書類などの提出期限を必ず守る。
・上から目線でものを頼まない。
・ありがとうを声と形にしてあらわす。
一番楽な方法は、人に応じて言葉を使い分けないこと、誰に対しても丁寧に話をすること。
ここからはちょっとした小技を掲載していきます。
- 自分の価値観より、会社の価値観を賢く利用する。
上司と考え方が対立してしまった場合、個人の価値観だと上司には通用しませんが、「わが社の価値観の「○○」に沿って判断すると、こうなります」と言えば上司も納得せざるを得ないでしょう。 - 60分を超える会議には参加せず、重要アポを入れて堂々と出ていく。
皆がそれだったらしょうがないという予定を作る。 - ｢自分ひとりの仕事」より、「相手がいる仕事」から着手する
仕事の流れは絶対に止めないようにしましょう。 - 「名詞・数字」をどんどん使う。
曖昧な言葉は一切に使わない。 - 1日を８時間ではなく、６時間で考える
- 整理整頓の前に、９割捨てる。
整理：必要なものと不必要なものに分け、不必要なものを処分する。
整頓：必要なものを機能的に配置する
週に一度は時間を決めて資料やデータを処分する日を決める。
今まで考えたこともない人もいると思いますが、ただがむしゃらに頑張ればいいのでありません。仕事で評価されるのは、結果だけです。仕事の工程や過程を褒めてもらえるのは学生時代までです。
仕事においては、最終的な目標・ゴールを意識しながら、どうすればラクして速く仕事が終わるかを考えましょう。そのためにも最低限、上記のことは守りましょう。
